壓縮、合併並寄送 PDF 的工作流程
用電子郵件寄送 PDF 通常是簡單的部分。困難的部分是讓它低於附件大小限制。Gmail 附件上限為 25 MB，Outlook 為20 MB，許多企業郵件系統更嚴格。當您有多個 PDF 要寄送且合計大小超過限制時，工作流程是：壓縮每個檔案、合併為一個、壓縮結果、然後寄送。本指南使用 IXPDF 的本機工具逐步說明——您的檔案永遠不會離開您的裝置。
為什麼這個順序：壓縮 → 合併 → 壓縮
在合併之前壓縮可讓您有更小的合併輸入，使合併更快且合併後的檔案從一開始就更小。在合併之後壓縮可捕捉合併可能重新引入的結構性負荷（每個合併的檔案帶來自己的字型字典和資源，最終壓縮可將其去重）。兩次壓縮都很便宜且無失真——沒有理由跳過。
逐步操作：壓縮-合併-寄送攻略
- 壓縮每個來源 PDF。開啟/tools/compress-pdf/，拖放 第一個檔案並點擊 Run Compress PDF。記下壓縮後的大小。對您計畫寄送的每個檔案重複此步驟。以清楚的名稱儲存壓縮版本（例如
report-compressed.pdf）以與原始檔案區分。 - 合併壓縮後的檔案。開啟/tools/merge-pdf/，按您希望它們在最終文件中出現的順序加入壓縮後的 PDF 並執行合併。結果是包含您所有頁面且順序正確的單一 PDF。
- 壓縮合併後的結果。將合併後的 PDF 拖回/tools/compress-pdf/ 並再次執行壓縮。合併可能重新引入結構性負荷，因為每個來源檔案帶來自己的共享資源副本——這次壓縮會將其去重。
- 檢查最終大小。結果面板顯示大小。如果低於您的郵件限制（Gmail 25 MB，Outlook 20 MB），附加到電子郵件並寄送。如果超過限制，請參考下方的備選方案。
- 寄送。將最終 PDF 附加到電子郵件並寄送。不上傳到第三方服務、沒有會過期的連結、不需要帳號。
備選方案：合併後的檔案仍然太大怎麼辦？
如果合併並壓縮後的 PDF 仍超過您的郵件限制，您有三個選項，依偏好排序：
- 分割並分兩封郵件寄送。使用/tools/split-pdf/ 將合併後的檔案切成兩半。將每一半以清楚的標題分別寄送（「報告——第 1 部分，共 2 部分」）。這讓一切保留在本機，避免任何連結過期或帳號要求。
- 移除收件者不需要的頁面。如果文件有附錄、封面或空白頁，使用 /tools/remove-pages/在壓縮前移除它們。更少的頁面意味更小的檔案。
- 從來源以較低影像品質重新匯出。如果 PDF 影像豐富且壓縮不足，最有效的手段是從來源應用程式以較低 DPI 或較低 JPEG 品質重新匯出。這需要存取來源檔案，且以品質換取大小——作為最後手段使用。
特定情況的建議
- 掃描的 PDF 是最常見的大小問題。它們本質上每頁是一張大影像。壓縮有些幫助；以 150–200 DPI 重新掃描幫助更大。如果無法重新掃描，分割通常是正確的決定。
- 同一文件的多個版本——不要全部合併。寄送最終版本。如果收件者需要歷史記錄，另寄一封跟進郵件附帶先前版本。
- 嵌入完整字型集的文件可能比所需大很多。如果可以從來源以子集字型重新匯出，請在壓縮前這樣做。
- 如果寄送到企業郵件系統，有效限制通常為 10 MB 或更少。有疑慮時積極壓縮並分割——被退回的郵件比第二封郵件浪費更多時間。
常見錯誤
- 先合併再壓縮。這可行，但您錯失了給合併更小輸入的機會。先壓縮。
- 跳過第二次壓縮。合併可能從每個來源檔案的資源字典重新引入負荷。第二次壓縮很便宜且能捕捉它。
- 對敏感文件使用線上「壓縮合併器」。這會將您的檔案上傳到第三方伺服器。IXPDF 在本機做同樣的工作——您的檔案永遠不會離開您的裝置。
- 將 24 MB 的檔案寄到 Outlook。Gmail 的 25 MB 限制不是 Outlook 的限制。如果您不知道收件者的郵件系統，以 20 MB 為安全目標。