压缩、合并和发送 PDF 工作流
通过邮件发送 PDF 通常是简单的部分。难的是让它低于附件限制。Gmail 附件上限 25 MB，Outlook 20 MB，许多企业邮件系统更紧。当您有多个 PDF 要发送且合计超限时，工作流是：压缩每个文件、合并为一个、压缩结果、然后发送。本指南使用 IXPDF 的本地工具逐步操作 — 您的文件永不离开设备。
为什么这个顺序：压缩 → 合并 → 压缩
合并之前压缩使合并的输入更小，合并更快，合并文件从一开始就更小。合并之后压缩捕获合并可能重新引入的结构开销（每个合并文件带来自己的字体和资源字典，最终压缩可去重）。两次压缩廉价且无损 — 没有理由跳过。
分步：压缩-合并-发送手册
- 压缩每个源 PDF。 打开 /tools/compress-pdf/，拖入第一个文件，点击 执行压缩 PDF。记下压缩后大小。对每个计划发送的文件重复。以清晰名称保存压缩版（如
report-compressed.pdf）以区别原始。 - 合并压缩文件。 打开 /tools/merge-pdf/，按最终文档中期望的顺序添加压缩 PDF 并运行合并。结果是包含所有页面的单个 PDF。
- 压缩合并结果。 将合并 PDF 拖回 /tools/compress-pdf/ 再压缩一次。合并可能重新引入结构开销，因为每个源文件带来共享资源的自己的副本 — 此步骤去重。
- 检查最终大小。 结果面板显示大小。如果在邮件限制内（Gmail 25 MB、Outlook 20 MB），附加到邮件发送。如果超限，见下方备选。
- 发送。 将最终 PDF 附加到邮件并发送。不上传到第三方服务、无过期链接、无需账号。
备选：如果合并文件仍然太大？
如果合并、压缩后的 PDF 仍超邮件限制，按优先顺序有三个选项：
- 拆分后分两封邮件发送。 用 /tools/split-pdf/ 将合并文件分成两半。每半单独发送，附清晰主题（"报告 — 第 1 部分，共 2 部分"）。全部本地完成，无链接过期或账号需求。
- 删除收件人不需要的页面。 如果文档有附录、封面或空白页，用 /tools/remove-pages/ 在压缩前删除。页面更少意味着文件更小。
- 从源以更低图像质量重新导出。 如果 PDF 图像密集且压缩不够，最有效的手段是从源应用以更低 DPI 或 JPEG 质量重新导出。需要源文件，以质量换大小 — 作为最后手段。
特定情况提示
- 扫描 PDF 是最常见的尺寸问题。本质上是每页一个大图像。压缩帮助有限；以 150–200 DPI 重新扫描帮助很大。如无法重扫，拆分通常是正确选择。
- 同一文档的多个版本 — 不要全部合并。发送最终版。如收件人需要历史，后续邮件发送早期版本。
- 嵌入完整字体集的文档 可能比必要大很多。如能从源以子集字体重新导出，在压缩前做。
- 发送到企业邮件系统 时，实际限制通常 10 MB 或更低。积极压缩，有疑虑就拆分 — 退回邮件比第二封邮件更浪费时间。
常见误区
- 先合并再压缩。 能用，但错过了给合并更小输入的机会。先压缩。
- 跳过第二次压缩。 合并可能从每个源文件的资源字典重新引入开销。第二次压缩廉价且能捕获。
- 对敏感文档使用在线"压缩合并"上传器。 将文件上传到第三方服务器。IXPDF 在本地做同样的工作 — 文件永不离开设备。
- 向 Outlook 发送 24 MB 文件。 Gmail 的 25 MB 限制不是 Outlook 的。如不知收件人邮件系统，以 20 MB 为安全目标。