如何将 PowerPoint 演示文稿转换为 PDF

将 PowerPoint 演示文稿转换为 PDF 是与没有 PowerPoint 的人分享演示的方式，也是将已完成的演示文稿以保留原版式的格式归档的方式。PowerPoint 在 Windows 和 macOS 上都有内置 PDF 导出，可选择发布幻灯片、讲义或备注页。本指南逐步讲解每个选项并说明何时使用哪个。

发布演示文稿的三种方式 — 选择合适的一种

PowerPoint 可以将同一份演示文稿以三种根本不同的版式导出。选择哪种取决于收件人将如何使用 PDF。

• Slides — 每页一张幻灯片，全尺寸。适合从 PDF 进行演示或将演示文稿按屏幕外观归档。
• Handouts — 每页多张幻灯片（2、3、4、6 或 9），可选页眉和备注行。适合打印听众讲义或在纸上审阅演示文稿。
• Notes Pages — 每页一张幻灯片，下方为演讲者备注。适合演讲者参考或与联合演讲者分享演讲大纲。

分步讲解：在 Windows 上将 PowerPoint 转换为 PDF

1. 在 Microsoft PowerPoint 中打开演示文稿。
2. 进入 File → Save As（或File → Export → Create PDF/XPS Document）。
3. 在 Save As 对话框中，将格式改为PDF (*.pdf)。
4. 点击 Options… 选择发布内容：
   • 范围: 全部幻灯片或指定范围 （例如 1-5, 8, 10-12）。
   • 发布内容: Slides、Handouts（每页 1/2/3/4/6/9） 或 Notes Pages。
   • Frame slides: 在讲义中为每张幻灯片绘制细边框。 对讲义有用；全尺寸幻灯片不需要。
   • Include hidden slides: 导出标记为隐藏的幻灯片。 默认关闭。
5. 点击 OK，然后点击 Save。PowerPoint 将 PDF 写入磁盘。

分步讲解：在 macOS 上将 PowerPoint 转换为 PDF

1. 在 PowerPoint for Mac 中打开演示文稿。
2. 选择 File → Export… 并选择PDF 作为格式。
3. 在 What to publish 下，选择 Slides、Handouts 或 Notes Pages。
4. 对于讲义，选择每页幻灯片数（2、3、4、6 或 9），可选勾选Frame slides 和 Include hidden slides。
5. 点击 Export。

讲义版式说明

讲义将多张幻灯片放在一页上。合适的数量取决于收件人将如何使用它们：

• 每页 2 张 — 幻灯片大，易读。适合审阅设计细节。
• 每页 3 张 — 左侧幻灯片，右侧为备注行。经典的听众讲义。
• 每页 4 张 — 紧凑的参考。幻灯片仍清晰可读。
• 每页 6 张 — 在几页上概览整个演示文稿。幻灯片小但可辨认。
• 每页 9 张 — 快速的缩略图索引。适合导航，不适合阅读内容。

Notes Pages — 包含什么

Notes Pages 每张幻灯片导出一页：上半部分为幻灯片图像，下半部分为演讲者备注。 当你想与联合演讲者分享演讲大纲、将演示文稿发送给翻译人员，或在演讲时为自己保留 可打印的参考时，使用此格式。备注是你在 Normal 视图中幻灯片下方 Notes 窗格 输入的文本 — 不是音频转录。

常见错误

• 收件人想要讲义时导出了幻灯片。30 张幻灯片的演示文稿作为全尺寸幻灯片是 30 页 PDF — 适合演示，打印浪费。 询问对方想要什么，或默认发送讲义。
• 忘记检查幻灯片范围。如果只想分享幻灯片 5–15，在 Options 中设置范围。导出所有幻灯片然后删除页面 工作量更大。
• 意外包含隐藏幻灯片。隐藏幻灯片默认排除 — 很好。但如果上次勾选了 Include hidden slides而忘了取消，下次导出会包含它们。保存前检查该选项。
• 使用 Print to PDF 并丢失演讲者备注。打印对话框并非在每个版本都能正确导出备注。备注页请使用 File → Export。
• 在收件人机器上字体偏移。如果使用了非标准字体，在导出前将其嵌入 PowerPoint （Windows 上 File → Options → Save → Embed fonts）。 PDF 导出默认嵌入字体，但仅嵌入 PowerPoint 识别的字体。